De bepalingen voor deelname aan het evenement staan vastgelegd in onderstaand deelname reglement.
Organisatie
‘Het Betuwse MamaFestival op de Heerlijkheid Eck en Wiel’ wordt georganiseerd door Het Betuwse MamaCafé Buren (hierna te noemen de organisatie)
De deelnemer
De deelnemer is degene die van de organisatie een bevestiging betreffende deelname aan het evenement heeft ontvangen (hierna te noemen de deelnemer) Indien u verhinderd bent of om wat voor reden dan ook geen gebruik wenst te maken van deze bevestiging, verzoeken wij u dit tijdig aan ons te melden. Ook als u (nog)niet heeft betaald!
Betalingsvoorwaarden
Betaling van de huur van de standruimte en bijkomende kosten dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum. De organisatie behoudt zicht het recht voor om deelnemers die niet voldaan hebben aan hun betalingsverplichting de toegang tot het event te ontzeggen.
Bij de aanmelding binnen 14 dagen voor aanvang van het event dient het verschuldigde bedrag per ommegaande te worden overgemaakt.
U bent pas verzekerd van een standplaats op het evenement indien het verschuldigde bedrag vóór de gestelde uiterlijke betaaldatum op de bankrekening van de organisatie is bijgeschreven. Is het bedrag niet bijgeschreven voor de gestelde betaaldatum, kan de inschrijving eenzijdig door de organisatie worden geannuleerd en is de organisatie gerechtigd een andere gegadigde voor het evenement in te schrijven.
U krijgt een bevestiging als ook een nota toegestuurd met vermelding van opbouwtijd, start van het evenement en de plaats van het evenement. De boekingen zijn definitief en bindend. Alleen als u binnen de gestelde voorwaarden tijdig en schriftelijk annuleert, komt uw betalingsverplichting te vervallen.
Aanbod
Op het evenement kunnen uitsluitend goederen en diensten worden tentoongesteld die naar het inzicht van de organisatie in overeenstemming zijn met het concept van het evenement.
Op- en afbouw
Informatie betreffende de aanrijroutes, plattegrond en parkeren wordt minimaal 5 werkdagen voorafgaand aan het evenement door de organisatie verspreid onder de deelnemers.
Risico en aansprakelijkheid
Deelname aan een event is geheel voor eigen risico van de deelnemer. De deelnemer vrijwaart de organisatie voor aanspraken op vergoeding van schade geleden ten gevolge van zijn deelname. De organisatie stelt zich niet verantwoordelijk voor vermissing van en schade aan goederen. De deelnemer is verplicht zorg te dragen voor een juiste aansprakelijkheidsverzekering voor aansprakelijkheid van derden en een verzekering tegen diefstal, brand en andere schade aan de geëxposeerde artikelen of andere eigendommen van de deelnemer tijdens de opbouw, het event en de afbouw.
De organisatie is niet aansprakelijk voor diefstal, verlies, schade in welke vorm dan ook. Schade die toegebracht wordt door omvallende marktkramen komen voor risico van de deelnemer zelf. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor omzetderving.
De organisatie zal binnen de mogelijkheden zo goed als mogelijk trachten een evenement te doen slagen. Desondanks is het niet mogelijk om opkomst van publiek en deelnemers te garanderen. Het is daarom niet mogelijk om de organisatie aansprakelijk te stellen voor tegenvallende opkomst van publiek of deelnemers.
De organisatie behoudt zich het recht voor om openingstijden te wijzigen zonder dat de deelnemer recht heeft op schade vergoeding. De overeenkomst van huur en verhuur blijft van kracht. De eventuele wijzigingen zullen schriftelijk aan de deelnemer worden doorgegeven. De deelnemer dient zelf zorg te dragen voor opbouw, afbouw, dan/wel inrichting binnen de daarvoor gestelde tijden en voorwaarden.
Opvolgen voorschriften
De deelnemer is – ten aanzien van de kraam en het betreden van het terrein – verplicht de voorschriften en aanwijzingen van of namens de organisatie, brandweer, beveiliging of andere functionarissen, belast met het handhaven van orde en veiligheid op te volgen.
Deelnemer zal aan andere deelnemers en bezoekers op het evenement op geen enkele wijze hinder of overlast veroorzaken en ervoor zorgen dat met zijn goedvinden aanwezige derden dit evenmin doen.
De deelnemer draagt zorg voor afvoer van zijn eigen afval.
De deelnemer is tijdens het evenement verantwoordelijk voor de gehuurde zaken en zal deze na afloop in dezelfde staat terug geven.
Annulering door de organisatie
Het is de organisatie voorbehouden om zonder opgaaf van redenen te besluiten het evenement niet plaats te laten vinden. De overeenkomst van huur en verhuur wordt dan als vervallen beschouwd en reeds verrichte betalingen worden gerestitueerd. Bij afgelasting i.v.m. (extreme) weersomstandigheden wordt 50% van de reeds verrichte betalingen gerestitueerd. De deelnemer kan geen aanspraak maken op schadevergoeding of vergoeding van gemaakte kosten. Alleen gewichtige omstandigheden geven de organisatie het recht het evenement geen doorgang te laten vinden.
De evenementen worden georganiseerd onder voorbehoud van het verkrijgen van de benodigde vergunningen. Indien een vergunning niet wordt verleend zal het evenement worden geannuleerd. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade als gevolg van het niet doorgaan van het evenement.
Annulering door de deelnemer
Indien de deelnemer de overeenkomst wenst te annuleren dan dient dit schriftelijk per aangetekend schrijven plaats te vinden en is de organisatie gemachtigd zonder verdere ingebrekestelling hem een vergoeding in rekening te brengen volgens onderstaande percentages van het totaal overeengekomen standhuurbedrag. Tot 4 weken op voorhand 100% restitutie, tussen de 4 en 2 weken op voorhand 50% restitutie en in de laatste 2 weken voor het evenement 0% restitutie.
Wettelijke eisen
Als standhouder bent u verplicht op de hoogte te zijn van de wettelijk eisen m.b.t. de bereiding behandeling, verpakking en het bewaren van eet- en drinkwaren. Voor info: keuringsdienst van Waren: Algemene Directie, telefoonnummer: 070-3405435.
Het is de deelnemer niet toegestaan
- Reclamemateriaal aan te bieden buiten de door de deelnemer gehuurde standruimte.
- Zonder toestemming van de organisatie gebruik te maken van geluidsversterkende apparatuur. In algemene zin hinder te veroorzaken voor andere deelnemers of bezoekers.
- De organisatie kan besluiten tot verwijdering van de deelnemer zonder enige aanspraak op schadevergoeding.
- Bij het niet opvolgen van deze voorschriften en aanwijzingen kunnen op kosten van de deelnemer de noodzakelijk geachte voorzieningen worden getroffen.
- De deelnemer is verantwoordelijk voor de afvoer van afvalstoffen. De deelnemer is verplicht de door hem gehuurde kraam in de oorspronkelijke staat achter te laten. NB: de ruimte dient geheel schoon opgeleverd te worden, hetgeen inhoudt dat afval geheel verwijderd dient te zijn. Bij in gebreke blijven zal dit op kosten van de deelnemer worden schoongemaakt.
- Door de deelnemer gebruikte apparatuur dient aan de ter plaatse geldende wettelijke eisen en richtlijnen te voldoen.
Brandweervoorschriften
- Alle brandbare materialen dienen brandvertragend te zijn geimpregneerd.
- Het is niet toegestaan om gasflessen in een kraam te plaatsen.
- Open vuur, zoals kaarsen, is zonder toezicht niet toegestaan.
- Er mag geen stro of zeer brandbaar materiaal als bodemmateriaal in de kraam worden geplaatst.
- De deelnemer dient op eigen veiligheid te letten i.v.m. vluchtwegen.
- Stand presentaties, met name machines en bewegende/hangende attributen, dienen altijd veilig voor publiek en de omgeving te worden opgesteld.
- Er mogen geen veranderingen dan wel aanpassingen worden gedaan aan de reeds aangelegde bekabelingen/bedradingen.
- De ruimte achter de kramen mag niet worden gebruikt voor opslag en afval als ook het parkeren van uw voertuig.
U gaat akkoord via het inschrijfformulier met de bovenvermelde voorwaarden voor deelname aan het evenement.